quarta-feira, 14 de novembro de 2012

Como Fazer Reuniões Criativas


Só convoque uma reunião quando totalmente indispensável; 
Estabeleça os objetivos; 
Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto; 
Coloque só as pessoas às quais o assunto interessa; 
Não castigue os pontuais, premiando os atrasados; 
Mantenha o rumo da discussão; 
Designe um participante para secretariar a reunião; 
Sintetize as conclusões; 
Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.

Administração do Tempo 

A administração do tempo é uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada tanto nas empresas quanto na nossa vida particular, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais, com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração do tempo é, provavelmente, o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar. 

Dicas Para se Economizar Tempo 

"O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado, 
e ele proporciona oportunidades iguais para todos"

PLANEJAMENTO - Toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados; 

ORGANIZAÇÃO - A organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informações; 

DELEGAÇÃO - Atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração eficaz; 

TELEFONE - Use-o para evitar deslocamento desnecessário para obter informações;

COMUNICAÇÃO - A linguagem simples, concisa e isenta de ambiguidades assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos; 

TOMADA DE DECISÕES - A análise de decisão tem que ser precisa e baseada em informações seguras, para que possa ser atacado o problema, imediatamente; 

CONCENTRAÇÃO - Tempo mínimo (anterior a ação) em que se julgar necessário para conseguir progresso em menos tempo.

Economizadores de Tempo 

Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões; 
Criação de listas de afazeres; 
Definição de metas; 
Manutenção de suas metas em vista; 
Definição de prioridades; 
Acompanhamento das prioridades; 
Organização das tarefas; 
Organização e acesso com rapidez de informações usadas com frequência.


Erros e Falhas na Administração do Tempo 

Excesso de tempo em conversações; 
Consolidação insuficiente de conclusões; 
Sou o dono do meu tempo. Ele só depende de mim;
O subordinado sempre pode me esperar; 
Nunca vou me tornar escravo do relógio; 
Não vejo diferença entre o urgente "para ontem" e o importante; 
Eu faço o tempo: os outros devem fazer o seu tempo, em função do meu; 
Pela posição que ocupo, não preciso dar satisfação do meu tempo para ninguém; 
Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, não tenho condições de planejar o meu tempo.

Causas do Desperdício do Tempo 

Falta de: 

Planejamento;
Informações eficientes;
Disciplina no cumprimento da agenda;
Definição clara de objetivos na execução das tarefas;
Delegação;

Compromisso com os resultados;

Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades; 
Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua; 
Fragmentação e superficialidade; 
Excesso de reuniões e burocracia interna; 
Indefinição de prioridades; 
Incapacidade de dizer "não"; 
Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador); 
Centralização de poder; 
Execução de serviço particular, em horário comercial; 
Resistências às mudanças.

Soluções Práticas Para Economizar Tempo 

Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias; 
Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas; 
Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas; 
Faça as coisas em ordem de prioridade; 
Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados; 
Saiba onde seu tempo é realmente empregado; 
Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade; 
Elimine desperdiçadores de tempo; 
Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.

Processos envolvendo reuniões 

Custos de ambiente organizacional improdutivo e ineficiente
Promover a conscientização dos custos reais de reuniões improdutivas e veículos de comunicação organizacional limitados.
Gargalos de produtividade em reuniões nas organizações.
Os sete pecados de reuniões improdutivas!

Redefinindo o processo de reuniões

Promover discussão sobre os problemas encontrados no processo de reuniões e como solucioná-los. 
Razões para as pessoas se reunirem.
Porque as reuniões são improdutivas?
Três níveis de trabalho em grupo e três processos de produtividade 
Identificar os níveis de trabalho em grupo e as tecnologias necessárias para suportar estes níveis. 
Os níveis individual, coordenação e grupo.
Os processos de comunicação, pensamento e acesso a informação
Forças que impulsionam a utilização de Tecnologia da Informação para aumentar a produtividade 
Identificar na organização as forças que impulsionam as mudanças.
Porquê precisamos mudar? (O sucesso de hoje não garante o sucesso de amanhã!)
As fases de um processo decisório 
Identificar e explorar as fases do processo decisório.
Fase de Discussão
Fase de Projeto
Fase de Escolha
Fase de Acompanhamento
A importância do Brainstorming 
Promover novas idéias, explorando o fato de que boas idéias são uma fração do número de idéias geradas.
A importância de gerar idéias.
Os papéis dos participantes
Explorar a funcionalidade e as responsabilidades dos participantes de uma reunião.
O papel do coordenador
O papel do relator
O papel do facilitador

Ferramentas para aumentar a produtividade 

Análise e exemplificação de algumas ferramentas de tecnologia ou não para auxiliar o processo de reuniões.
Estudos de Caso
Ferramentas de Groupware
Ferramentas Intranet
Procedimentos Gerais

Resultados: fazendo as reuniões produtivas 

Avaliação e discussão dos resultados aplicáveis na empresa.


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