quarta-feira, 14 de novembro de 2012

Tempo : Como torná-lo seu parceiro


Administração do tempo é um assunto que há anos vem sendo tratado pela ciência do desenvolvimento humano, dentro de diversas atividades, seminários, cursos e publicações em livros, jornais e revistas. 
Peter Drucker em seu livro “O Gerente Eficaz”, publicado em 1966, já dizia que um gerente eficaz tem que conhecer bem o seu tempo. Nessa publicação, Drucker reserva um capítulo sobre administração do tempo. 
Mas, mesmo assim, muitos gerentes e executivos hoje consideram o tempo como um inimigo que tem que ser enfrentado no campo de batalha. Desta forma, grande parte dos executivos tentam dominar racionalmente o tempo e este escapa pelos dedos, ou melhor, pela vida, com a facilidade de um pulo de gato. 
Mas qual é o “pulo do gato” na Administração do Tempo? 
A resposta é simplesmente considerá-lo como parceiro, não em um campo de guerra, mas um “Parceiro na Vida”. Com o objetivo primeiro de uma melhor qualidade de vida e, conseqüentemente, uma melhor qualidade no trabalho. 
O grande avanço tecnológico tende a transformar tudo para o instantâneo, a comida, as viagens aéreas, a comunicação e outras coisas mais. 
Mas e nós, seres humanos? Corremos atrás tentando ser mais rápidos do que o fax.
Nenhum destes avanços serve se não for para facilitar a nossa vida e, em muitos casos, não é isto que estou vendo e sentindo. Executivos correndo cada vez mais e produzindo menos ou com esforço inútil em trabalhos sem resultados. Aí sim, a vida no trabalho vira uma luta a ser enfrentada como heróis enfartados a guerrear.
Mas voltamos a perguntar: como ter o tempo como parceiro? Listaremos pontos que possam ajudá-los neste desafio: 
Pare e faça uma revisão de como você está agindo com o seu tempo. Volte a instrumentos que você leu ou aprendeu em seminário que participou, eles são sempre úteis. 
Faça um diagnóstico através da seguinte análise do tempo:
Efeito : qual o efeito que o atual uso do meu tempo provoca em mim? 
Causa : O que provoca ansiedade? Quais os sentimentos desagradáveis que sinto na minha vida cotidiana? 
Exemplo : O trânsito? A mesa cheia de papéis? O entrar e sair de pessoas na minha sala? O relacionamento com o colaborador? O telefone? Dificuldades financeiras? 
1ª medida : Avaliar os pontos prioritários que lhe provocam insatisfação.
2ª medida : Buscar as causas destas situações.
• Causas de caráter
• individual (depende de você) 
• cultural (comportamentos e hábitos da sociedade) 
• gerencial (sua postura como gestor de equipe) 
• organizacional (imposição da empresa) 
• ambiental (ambiente físico: escritório, casa, etc.) 
Reflita sobre seus objetivos na vida, para facilitá-los trace pequenas metas para atingir cada um deles e coloque prazos. 
Focalize todas as oportunidades (pontos fortes) e as oportunidades surgirão, tornando você muito mais auto-suficiente para rebater as influências negativas que aparecerão como “contribuiçãozinha”. 
Lembre-se que o “workaholic” (pessoa obcecada por trabalho) não tem capacidade de fazer um trabalho com qualidade como aquele executivo que sabe dividir o seu tempo com o trabalho, família e lazer. 
Na administração do tempo como parceiro, a delegação é uma função básica. Delegação é a transferência de responsabilidade (tarefas) e autoridade (poder do subordinado de tomar decisões na tarefa delegada). 
Como estão suas reuniões? Quais os resultados? As reuniões são esbanjadoras de tempo imensos. Porém, já que são inevitáveis, é vantajoso nós a conduzirmos ou participarmos de forma mais eficaz e lucrativa possível. 
Evita a procrastinação: comece um trabalho quando você tiver condições de terminá-lo. Saber tomar decisão pode ser aprendido e desenvolvido. 
Submeta toda solicitação de seu tempo ao teste de prioridade. 
Diga não a uma solicitação inadequada de ajuda, de maneira cordial, mas com firmeza. 
Planeje seu trabalho e trabalhe a partir de seu plano: o combate a incêndio é uma forma dispendiosa de fazer as coisas, deixe para os bombeiros. 
Lembre-se: a crise é “fabricada”. Saiba dar “peso” certo para as tarefas urgentes e importantes. Muitas vezes, o urgente não é importante. 
Utilize o tempo ganho com a boa administração do seu tempo em projetos e contribuições inovadoras e criativas. Atenção! Não deixe que a rotina absorva novamente este tempo conquistado. 
Organize-se: cuidado com os papéis em sua mesa, procure uma agenda prática e atenção com seus arquivos. Ser organizado acrescenta poder e confiança às suas ações, fazendo do tempo o seu parceiro e tornando-o um executivo eficaz. 
A Apis Consultores Organizacionais Ltda. vem desenvolvendo há 8 anos, o Seminário Administração do Tempo, com uma carga horária de 16 horas, em diversos hospitais do Brasil, para diretores, provedores e chefias.

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